Polityka prywatności i plików cookie

Administratorem Twoich danych osobowych jest Kornel Sowiński, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą SOWINS Kornel Sowiński, Orchów 159, 98-100 Łask, NIP 8311640361, REGON 386815540 - twórca i operator aplikacji Tiqlo (tiqlo.pl). To my decydujemy, w jakim celu i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane wtedy, gdy jesteśmy ich administratorem (patrz sekcja niżej o naszych rolach).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych skontaktujesz się z nami pod adresem kontakt@sowins.pl. Odpowiadamy po ludzku i staramy się pomóc szybko.

Tiqlo to narzędzie, w którym firmy obsługują wiadomości od swoich klientów. Dlatego występujemy w dwóch różnych rolach, zależnie od tego, czyich danych dotyczy przetwarzanie. To ważne rozróżnienie, więc mówimy o nim wprost.

• Dane osób odwiedzających stronę tiqlo.pl oraz dane naszych klientów, czyli osób, które zakładają i prowadzą konto w Tiqlo - tu jesteśmy administratorem. To my decydujemy o celach i sposobach ich przetwarzania i to opisuje niniejsza polityka.
• Dane, które nasi klienci przetwarzają w Tiqlo w ramach obsługi swoich własnych klientów (na przykład treść wiadomości e-mail, adresy nadawców, załączniki) - tu jesteśmy podmiotem przetwarzającym (procesorem). Administratorem tych danych pozostaje nasz klient, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie.

Zasady przetwarzania w roli podmiotu przetwarzającego reguluje odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych (zgodna z art. 28 RODO), zawierana z klientem korzystającym z Tiqlo - a nie ta polityka.

Jeśli jesteś klientem firmy, która obsługuje Cię przez Tiqlo, i chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z tą firmą - to ona jest administratorem Twoich danych. My, jako podmiot przetwarzający, jedynie wspieramy ją w realizacji Twoich praw.

W związku z działaniem Tiqlo przetwarzamy przede wszystkim:

• Dane konta - adres e-mail oraz imię i nazwisko użytkownika, które podajesz przy zakładaniu i korzystaniu z konta.
• Dane dostępowe do Twoich skrzynek pocztowych (np. loginy i hasła IMAP/SMTP), które przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.
• Treść i metadane wiadomości obsługiwanych w Tiqlo (temat, treść, dane nadawcy, załączniki) - w odniesieniu do nich zwykle działamy jako podmiot przetwarzający dla naszego klienta.
• Dane rozliczeniowe - dla usług płatnych, w zakresie potrzebnym do wystawienia dokumentów.
• Dane techniczne i logi - podstawowe informacje o korzystaniu z aplikacji, potrzebne do jej działania, diagnostyki i bezpieczeństwa.

Twoje dane przetwarzamy tylko w konkretnych, uczciwych celach. Oto one wraz z podstawą prawną z RODO i orientacyjnym okresem przechowywania (gdy jesteśmy administratorem):

Gdy podstawą jest wykonanie umowy, podanie danych konta jest niezbędne do korzystania z Tiqlo - bez nich nie założymy ani nie poprowadzimy konta.

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie - podajesz je, zakładając konto, korzystając z Tiqlo albo kontaktując się z nami.

Dane zawarte w obsługiwanych wiadomościach (na przykład adresy i treści e-maili od klientów naszego klienta) pochodzą ze skrzynek i systemów naszego klienta, a nie bezpośrednio od osób, których dotyczą. W odniesieniu do tych danych jesteśmy podmiotem przetwarzającym, a obowiązek informacyjny wobec tych osób (art. 14 RODO) spoczywa na naszym kliencie jako administratorze.

Żeby usługa mogła działać, korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, wyłącznie na nasze polecenie i w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi:

• Render (dostawca hostingu i infrastruktury) - serwery w Unii Europejskiej, w regionie Frankfurt. Na nich działa aplikacja i przechowywane są dane.

Dane możemy też udostępnić podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (na przykład organom państwowym), gdy mają do tego podstawę. Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom.

Gdy zmienimy albo dodamy dostawcę przetwarzającego dane, zaktualizujemy tę informację. Klientów, wobec których jesteśmy podmiotem przetwarzającym, informujemy o zmianach podprocesorów na zasadach z umowy powierzenia, z możliwością wniesienia sprzeciwu.

Dane przechowujemy i przetwarzamy na serwerach w Unii Europejskiej (region Frankfurt), więc co do zasady nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Nasz dostawca hostingu (Render) należy do grupy o zasięgu międzynarodowym z siedzibą w USA. Dane przechowujemy w UE, ale w ramach wsparcia technicznego może dojść do dostępu do nich spoza EOG. Taki dostęp odbywa się na podstawie zabezpieczeń wymaganych przez RODO - standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO) albo decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym ram ochrony danych UE-USA). Kopię tych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc do nas.

Dane przechowujemy tylko tak długo, jak to potrzebne do celów, dla których je zebraliśmy:

• Dane konta - przez czas trwania umowy (posiadania konta), a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dokumenty rozliczeniowe i podatkowe - przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (na przykład opcjonalne cookie) - do czasu wycofania zgody.

Gdy dane nie są już potrzebne, usuwamy je albo pozbawiamy cech pozwalających Cię zidentyfikować (anonimizujemy). Dane, które przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, usuwamy lub zwracamy po zakończeniu świadczenia usługi na rzecz klienta, zgodnie z umową powierzenia.

RODO daje Ci konkretne prawa dotyczące Twoich danych. Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO).
• Sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO).
• Usunięcia danych, czyli prawa do bycia zapomnianym (art. 17 RODO).
• Ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach (art. 18 RODO).
• Przenoszenia danych do innego administratora (art. 20 RODO).
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie oraz wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO).
• Wycofania zgody w każdej chwili, tam gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 RODO).

Żeby skorzystać z tych praw, napisz do nas na kontakt@sowins.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Zanim to zrobisz, chętnie wyjaśnimy sprawę bezpośrednio - napisz do nas, a postaramy się pomóc.

Pliki cookie to małe pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Razem z podobnymi technologiami (na przykład pamięcią przeglądarki, czyli localStorage) pomagają aplikacji działać i zapamiętywać Twoje ustawienia. Pliki cookie inne niż niezbędne i inne niż te, które ustawiamy na Twoje wyraźne żądanie, wymagają Twojej zgody (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej, a dla danych osobowych art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dzielimy je na kategorie:

• Niezbędne - utrzymują bezpieczną sesję zalogowanego użytkownika i zapamiętują Twoją decyzję o zgodach na cookie. Bez nich aplikacja nie działa, dlatego nie wymagają zgody.
• Funkcjonalne (preferencje) - zapisują Twój wybór, na przykład jasny lub ciemny motyw, dopiero gdy sam go zmienisz. Ponieważ ustawiamy je na Twoje wyraźne żądanie i nie służą śledzeniu, nie wymagają odrębnej zgody.
• Analityczne - pomogłyby nam zrozumieć, jak korzystasz z aplikacji. Obecnie ich nie używamy; jeśli je wprowadzimy, uruchomimy je dopiero po Twojej zgodzie.
• Marketingowe - służyłyby działaniom reklamowym. Obecnie ich nie używamy i uruchomimy wyłącznie za Twoją zgodą.

Zgodę na opcjonalne cookie możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce wcześniej.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie profilujemy Cię w takim celu.

Funkcje takie jak automatyzacje czy wskaźniki czasu odpowiedzi to proste reguły pomagające zespołowi w pracy, a nie decyzje w rozumieniu art. 22 RODO.

Traktujemy bezpieczeństwo poważnie i stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO):

• Hasła do Twoich skrzynek pocztowych przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.
• Sesje logowania zabezpieczamy podpisanymi tokenami, a połączenie ze stroną szyfrujemy (HTTPS).
• Dane utrzymujemy na serwerach w Unii Europejskiej, z kontrolą dostępu i kopiami zapasowymi po stronie dostawcy infrastruktury.

Żaden system nie jest w 100% odporny, ale robimy, co w naszej mocy, by chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zmianą.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz do nas na kontakt@sowins.pl. Chętnie odpowiemy na pytania i pomożemy skorzystać z Twoich praw.

Nie mamy obowiązku i nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD). Punktem kontaktowym w sprawach danych osobowych jest powyższy adres.

Tę politykę możemy od czasu do czasu aktualizować, na przykład gdy zmienimy sposób działania usługi albo gdy zmienią się przepisy. Datę ostatniej aktualizacji zawsze podajemy na górze dokumentu, a o istotnych zmianach poinformujemy Cię w aplikacji lub mailem.