Szablony odpowiedzi

Ostatnia aktualizacja: 15.07.2026

Szablon to gotowa treść, którą wstawiasz do odpowiedzi jednym ruchem, zamiast pisać to samo po raz setny. Odpowiadasz na pytanie o zwroty dziesięć razy dziennie? Zapisujesz treść raz, a potem tylko ją wywołujesz. Prosto i szybko.

Szablony to nie tylko oszczędność czasu. To też spójność: cały zespół odpowiada tym samym, ciepłym tonem, a klient dostaje równie miłą i równie kompletną wiadomość niezależnie od tego, kto akurat siedzi w skrzynce.

W skrócie

Powtarzasz jakąś odpowiedź częściej niż raz? To znak, że warto zrobić z niej szablon.

Gdzie znajdziesz szablony

Wszystkie szablony mieszkają w panelu w sekcji Ustawienia > Szablony. Tam je dodajesz, poprawiasz i porządkujesz. Zmiany są od razu dostępne dla całego zespołu.

Z czego składa się szablon

Pola szablonu

Nazwa: Krótka, po ludzku, żebyś od razu wiedziała, co to za szablon.Np. "Status zamówienia" albo "Polityka zwrotów".
Skrót: Opcjonalny znak wywoławczy, np. `#zwrot`, `#audi`, `#godziny`. Służy do błyskawicznego wstawiania treści.Możesz go pominąć, ale ze skrótem pracuje się dużo szybciej.
Kategoria: Opcjonalna szufladka do grupowania, np. "Zwroty", "Wysyłka", "Reklamacje".Przy kilkunastu szablonach kategorie robią porządek.
Treść: Właściwa wiadomość, która wskoczy do odpowiedzi.Pisz ją tak, jakbyś pisała do konkretnej osoby - ciepło i konkretnie.

Jak dodać nowy szablon

Wejdź w Ustawienia > Szablony.
Kliknij przycisk dodania nowego szablonu.
Wpisz Nazwę, żeby łatwo go rozpoznać na liście.
Ustaw Skrót (np. #zwrot), jeśli chcesz wstawiać szablon błyskawicznie.
Wybierz Kategorię, jeśli lubisz mieć poukładane (to opcjonalne).
Wpisz Treść wiadomości, ciepłym, ludzkim tonem.
Zapisz. Szablon jest od razu gotowy do użycia w odpowiedziach.

Jak wstawić szablon do odpowiedzi

W oknie odpowiedzi na wiadomość wpisujesz skrót szablonu (np. #zwrot), a Tiqlo podstawia w to miejsce jego treść. Zamiast przepisywać cały akapit, wpisujesz kilka znaków i masz gotowy tekst pod ręką.

Otwórz wiadomość i przejdź do pola odpowiedzi.
Wpisz skrót szablonu, np. #godziny.
Treść szablonu podstawi się w miejsce skrótu.
Przeczytaj, dopisz imię klienta lub szczegóły i wyślij.

Dobrze wiedzieć

Szablon to punkt startu, a nie gotowa wysyłka. Zanim klikniesz Wyślij, rzuć okiem na treść i dopasuj ją do konkretnej sytuacji.

Do czego najczęściej używa się szablonów

Status zamówienia - gdy klient pyta "gdzie jest moja paczka".
Polityka zwrotów - warunki, terminy i sposób odesłania towaru.
Godziny pracy - kiedy odpisujecie i kiedy odbieracie telefon.
Prośba o numer zamówienia - gdy potrzebujesz danych, żeby pomóc dalej.
Potwierdzenie reklamacji - że zgłoszenie dotarło i co dzieje się dalej.

Dobre praktyki

Nadawaj krótkie, oczywiste skróty - #zwrot zapamiętasz, #szablon-numer-3 już nie.
Nie musisz pamiętać skrótu - po wpisaniu # w oknie odpowiedzi szukasz też po nazwie i treści (np. wpisz paczka), a lista pokazuje podgląd gotowej wiadomości.
Wstaw zmienne, a Tiqlo podstawi je same: {{klient}} (imię klienta), {{agent}} (Twoje imię), {{nr}} (numer zgłoszenia), {{temat}} (temat rozmowy).
Robisz obsługę w kilku językach? Ustaw szablonowi język, a przy odpowiedzi na obcojęzyczne zgłoszenie Tiqlo podpowie najpierw wariant w języku klienta.
Grupuj szablony w kategorie, gdy zrobi się ich więcej. Łatwiej wtedy cokolwiek znaleźć.
Pisz ludzkim tonem - szablon ma brzmieć jak wiadomość od kogoś miłego, nie jak formularz.
Co jakiś czas przejrzyj szablony i zaktualizuj to, co się zmieniło (terminy, ceny, zasady).

Efekt

Dobrze ułożone szablony to szybsze odpowiedzi, mniej literówek i klient, który czuje, że traktujecie go poważnie.

Czy skrót w szablonie jest obowiązkowy?

Nie. Skrót jest opcjonalny. Bez niego szablon dalej działa, tylko wstawiasz go z listy zamiast wpisywać znak wywoławczy. Skrót po prostu przyspiesza pracę.

Czy mogę zmienić treść szablonu po jego wstawieniu?

Tak, i wręcz warto. Po wstawieniu treść jest zwykłym tekstem w oknie odpowiedzi - możesz ją dowolnie skrócić, rozwinąć albo dopisać imię klienta przed wysłaniem.

Do czego służy język szablonu?

Gdy obsługujesz klientów w różnych językach, możesz mieć ten sam szablon w kilku wariantach (np. polski i angielski). Ustaw rozmowie język, a przy odpowiedzi Tiqlo podpowie najpierw wariant w języku klienta. Szablon bez ustawionego języka jest uniwersalny i pokazuje się zawsze.

Co to są zmienne w szablonie?

To krótkie znaczniki, które Tiqlo zamienia na prawdziwe dane przy wstawianiu: {{klient}} na imię klienta, {{agent}} na Twoje imię, {{nr}} na numer zgłoszenia, {{temat}} na temat rozmowy. Piszesz szablon raz, a każda odpowiedź jest spersonalizowana. W podglądzie na liście widzisz od razu, jak wyjdzie gotowy tekst.

Czy szablony widzi cały zespół?

Tak. Szablony są wspólne dla Twojego zespołu, więc każdy odpowiada spójnie tym samym, dopracowanym tekstem.

Ile szablonów warto mieć?

Tyle, ile realnie się przydaje. Zacznij od kilku najczęstszych sytuacji (zwroty, wysyłka, godziny pracy), a kolejne dodawaj wtedy, gdy zauważysz, że znów piszesz to samo.